Mách nhỏ cho bạn cách setup phòng họp, hội nghị hiện đại nhất

Phòng họp là một phòng, thường trong môi trường kinh doanh, được cung cấp cho các sự kiện như hội nghị và cuộc họp. Không gian phòng họp chuyên dụng có thể mang đến cho khách hàng và đối tác ấn tượng tốt về doanh nghiệp của bạn, đồng thời mang đến một môi trường chuyên nghiệp và tạo môi trường tuyệt vời cho cuộc họp. Bài viết dưới đây sẽ mách nhỏ cho bạn cách setup phòng họp, hội nghị hiện đại nhất.

Nguyên tắc cơ bản trong setup phòng họp, hội nghị

1. Bố cục

Bố cục tổng thể của một căn phòng xem xét những gì mọi người trong không gian đó sẽ làm. Ví dụ: tổ chức một bài thuyết trình so với tạo điều kiện cho một hội thảo có thể sẽ yêu cầu các cách khác nhau mà bạn sẽ cần sắp xếp ghế và chỗ ngồi trong không gian đó.

2. Nội thất

Cũng như các đồ nội thất văn phòng còn lại, ghế trong phòng họp phải thoải mái và thoải mái khi ngồi trong thời gian dài. Mặc dù đồ nội thất cao cấp được coi là đẹp-có hơn là cần-phải-có, nhưng những lựa chọn tinh tế có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong tâm trạng và năng suất làm việc. Ví dụ, những chiếc ghế có bánh xe có thể khuyến khích mọi người có thể di chuyển dễ dàng hơn.

3. Thiết bị

Ngoài việc bố trí bàn ghế, một phòng họp hiện đại cần có các thiết bị kỹ thuật phù hợp, giúp tổ chức hội nghị dễ dàng. Ngoài màn hình TV tiêu chuẩn của bạn để trình chiếu các bài thuyết trình, hệ thống âm thanh và video mạnh mẽ được thiết kế đặc biệt cho các cuộc họp video cấp doanh nghiệp cũng rất quan trọng cần có trong không gian. Ví dụ: một máy ảnh hỗ trợ tầm nhìn rộng, 120 độ của tất cả mọi người trong phòng giúp các cuộc họp ảo dễ theo dõi hơn nhiều đối với những người tham dự từ xa.

Ngoài ra còn có bảng trắng “thông minh” với công nghệ cho phép vẽ trên màn hình cảm ứng và lưu tự động vào máy tính, có thể chỉnh sửa sau này. Lưu ý rằng những công nghệ tiên tiến hơn này có thể không phù hợp và khả thi đối với bạn với tư cách là một doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt nếu bạn không có nhu cầu cộng tác ở mức độ cao hàng ngày. Đó là lý do tại sao bạn nên rõ ràng về mục tiêu của mình khi lập kế hoạch cho những loại thiết bị nào cần thiết cho không gian của bạn.

4. Quy tắc

Hiển thị thông tin mạng Wi-Fi — điều này giúp người dùng và khách không thường xuyên kết nối thiết bị cá nhân của họ với kết nối internet của văn phòng bạn dễ dàng hơn. Chia sẻ các quy tắc quản lý chung cho những người sử dụng không gian. Chúng bao gồm những điều như cách đặt phòng họp, cách sử dụng các công cụ hội nghị ảo và cách giữ không gian ngăn nắp (ví dụ: “vui lòng xếp ghế lại trước khi rời đi”). Chia sẻ các hướng dẫn về sức khỏe và an toàn (ví dụ, cách ngăn chặn sự lây lan của COVID tại nơi làm việc).

3. Đánh giá kích thước căn phòng của bạn trước khi thiết lập

Cho dù bạn đang muốn tạo không gian họp cho ba đến năm người hay 15 đến 20 người, bạn sẽ cần tính đến cách không gian được hoặc sẽ được phân chia và công ty của bạn đang muốn sử dụng phòng cho mục đích gì. Bạn cần một không gian cho các cuộc họp trực tiếp nhanh chóng hoặc cho một phòng hội nghị có khách bên ngoài? Các phòng nhỏ hơn không cần nhiều TV hoặc màn hình trong đó, và các phòng hội nghị lớn rất có thể sẽ cần hệ thống loa để mọi người có thể nghe tốt. Thăm dò ý kiến ​​văn phòng của bạn để xem mọi người muốn sử dụng phòng họp để làm gì và sử dụng thông tin đầu vào của họ để lựa chọn các tính năng cho từng không gian.

Các kiểu setup phòng họp, hội nghị tinh tế và hiện đại nhất

Phong cách Theater/Auditorium: Về cơ bản, đây là kiểu sắp xếp một dãy ghế quay mặt ra phía trước căn phòng, thường được chia theo lối đi chính giữa và / hoặc hai bên để các đại biểu ra vào dễ dàng. Chủ yếu các hàng và cột được cho là bằng nhau. Nếu cuộc họp của bạn không cần nhiều ghi chú hoặc khi bạn muốn đạt được sức chứa tối đa, thì phong cách thiết lập này sẽ là một ý tưởng tuyệt vời. Thường phù hợp nhất cho các cuộc họp kéo dài khoảng 2 giờ

Phong cách hình chữ U: Với các bàn được đặt dựa vào nhau để tạo thành hình chữ “U”, người tham gia ngồi xung quanh bên ngoài bàn, để lại một không gian mở cho màn hình hoặc bảng trắng làm tiêu điểm chính. Phong cách này hoàn toàn phù hợp khi cần kết hợp cả trình bày và một số tương tác hoặc thảo luận nhóm. Thích hợp cho các cuộc họp chung, hội nghị, hội thảo nhỏ hàng năm. Hãy đảm bảo sắp xếp các ghế cách xa nhau cho phù hợp và nếu không gian cho phép, hãy mang thêm một bàn để chia nhỏ số lượng chỗ ngồi cho mỗi nhóm bàn.

Kiểu hình chữ V: Bàn và ghế được nghiêng một góc hướng lên và hướng vào trong để người ngồi ở đầu xa nhất của mỗi hàng cũng có thể nhìn thấy người nói hoặc quan sát những gì đang xảy ra. Điều này giúp tăng cường sự tập trung trong các cuộc họp cũng như các lợi ích khác được đề cập ở trên trong phong cách thiết lập lớp.

Phong cách hội nghị truyền thống: Bố cục phòng hội nghị theo phong cách truyền thống bằng cách đặt những chiếc ghế xung quanh bàn hội nghị. Đối với các phòng có sức chứa lớn hơn, có thể sử dụng nhiều dãy bàn. Bố cục theo phong cách hội nghị là tốt nhất cho các cuộc họp và thảo luận tương tác vì nó tạo điều kiện giao tiếp tốt vì các đường trực quan có sẵn cho những người tham gia.

Một vài cách trang trí phòng họp đầy ấn tượng

Màu sắc: Thường các doanh nghiệp sẽ có cho mình những màu sắc riêng biệt. Tuy nhiên, nếu chưa có thì có thể tham khảo các màu sáng như trắng, xanh lam nhạt, xanh lá cây và vàng có thể làm cho căn phòng có cảm giác rộng hơn. Một chút màu sắc cũng có thể thúc đẩy sự sáng tạo và nên tránh các màu sắc quá buồn tẻ.

Tạo cho không gian phòng họp gần gũi với thiên nhiên bằng việc đặt những chậu cây phù hợp với phong thủy của doanh nghiệp bạn. Trang trí một hay nhiều chậu cây trong phòng họp tạo cảm giác thoải mái, giảm bớt căng thẳng, áp lực, thậm chí còn đem lại sức khỏe tốt cho nhân viên, khách hàng, ví dụ như đặt các chậu cây lưỡi hổ, có tác dụng ngăn ngừa khí độc.