Bỏ túi bí quyết thiết kế quầy lễ tân văn phòng sang trọng và đẳng cấp sau

Một trong những khâu quan trọng trong thiết kế văn phòng hiện đại, đẹp, chuyên nghiệp đó là thiết kế quầy lễ tân. Là nơi đại diện bộ mặt thương hiệu tuyệt vời cho doanh nghiệp, quầy lễ tân là nơi đặt chân, tiếp xúc đầu tiên với khách hàng hay đối tác của doanh nghiệp. Vì vậy mà thiết kế quầy lễ tân công ty đẹp và độc đáo sẽ tạo được dấu ấn ngay từ cái nhìn đầu tiên đối với doanh nghiệp.

Vai trò của quầy lễ tân trong văn phòng

Trong các văn phòng hiện đại ngày nay, khu vực quầy lễ tân chính là bộ mặt của toàn thể công ty, doanh nghiệp. Đây là nơi tạo thiện cảm đầu tiên cho khách hàng, đối tác khi đặt chân đến thăm và làm việc.

• Mang lại thiện cảm tốt đầu tiên cho khách hàng: Là một doanh nghiệp, tầm quan trọng của việc tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng là điều bạn cần hiểu rõ. Có thể ảnh hưởng đến danh tiếng cũng như hình ảnh của doanh nghiệp chỉ vì một ấn tượng xấu. Điều sẽ tạo cái nhìn thiện cảm đối với một khu vực quầy lễ tân đẹp, hiện đại, chuyên nghiệp chính là gây dựng được niềm tin cho đối tác trong quá trình làm việc sau này.

• Mức độ chuyên nghiệp được nâng cao: Mức độ chuyên nghiệp của một doanh nghiệp sẽ được phản ánh ở quầy lễ tân gọn gàng, thẩm mỹ và sang trọng. Những văn kiện, đơn tử của khách hàng sẽ được tiếp nhận ở quầy lễ tân, sau đó được xử lý và đưa đến các bộ phận khác.

• Thương hiệu và hình ảnh doanh nghiệp được quảng bá, hấp dẫn khách hàng: Hình ảnh doanh nghiệp sẽ được nâng cao nhờ thiết kế Logo và thiết kế quầy lễ tân. Khi đến văn phòng, mỗi khách hàng có thể ghi nhớ dễ dàng được thương hiệu cũng như tên doanh nghiệp. Hình ảnh và quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp sao cho dễ dàng nhất chính là nhờ vào việc bài trí quầy lễ tân độc đáo. Ngoài ra, một doanh nghiệp muốn lâu dài thì việc đầu tư phát triển vào đội ngũ con người tiếp tân chuyên nghiệp là một trong những điều cần được ưu tiên hàng đầu.

• Mối quan hệ trong kinh doanh được cải thiện: Mối quan hệ của bạn với khách hàng, đối tác kinh doanh hay nhân viên ứng tuyển tiềm năng có ảnh hưởng cực kỳ lớn nhờ khu vực lễ tân văn phòng. Là cầu nối liên kết giữa công ty với đối tác, khách hàng. Bởi là nơi tiếp đón, thu nhận thông tin từ phía khách hàng, đem lại nhiều điều tiện lợi trong việc ký kết thành công các hợp đồng giao dịch, làm ăn, mua bán.

Bí quyết thiết kế quầy lễ tân đẹp và sang trọng

Kiểu dáng của quầy lễ tân

Khi thiết kế quầy lễ tân công ty yếu tố đầu tiên là kiểu dáng của quầy, cần thiết kế sao cho thích hợp hài hòa với không gian tổng thể chung của văn phòng.

Cần đảm bảo tiện nghi, không gian chiếm ít,  tạo được sự rộng rãi cho cả không gian.

• Không gian có diện tích lớn: Có thể sử dụng quầy lễ tân hình chữ L hoặc chữ L, chữ U sao cho phù hợp với sảnh lễ tân rộng lớn. Thiết kế trải rộng được ở một khu vực diện tích mà không bị chênh phố về kiểu dáng nhờ 2 dáng chữ có chiều dài nhưng không bị to về chiều ngang.
• Không gian có diện tích nhỏ hạn chế: Hình dạng vòng cong hoặc oval sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo nhất cho các doanh nghiệp khi thiết kế quầy lễ tân giúp tiết kiệm không gian một cách tối đa. Với hai khối hình này sẽ tạo ảo giác về độ lớn cũng như độ sâu của quầy lễ tân, cảm thấy sự uyển chuyển, sáng tạo, giúp diện tích được sử dụng tối ưu mà vẫn đem lại vẻ đẹp thẩm mỹ cho khu vực này.

Màu sắc của quầy lễ tân

Nếu muốn không gian nổi bật, bạn có thể lựa chọn màu sắc tone màu trắng sáng. Nếu muốn không gian nhẹ nhàng, tinh tế, sang trọng thì chọn các gam màu trầm tùy vào từng không gian nội thất văn phòng cũng như sở thích, yêu cầu của doanh nghiệp:

• Với văn phòng hiện đại, trẻ trung: Các gam màu đối nghịch, tươi sáng như đỏ – trắng, đỏ – vàng, xanh lá cây – da cam,… đối với những văn phòng trẻ, làm trong lĩnh vực sáng tạo, thiết kế, marketing, khởi nghiệp,…để tạo được dấu ấn đặc biệt cho khách hàng ngay khi đặt chân vào văn phòng.
• Với văn phòng truyền thống: Những gam màu như nâu nhạt, nâu sẫm, vàng sẫm,… có thể bài trí quầy lễ tân một cách dễ dàng theo hướng cổ điển hoặc cũng có thể lựa chọn những gam màu trung tính như đen – trắng, xám – trắng. Với những tông màu trầm sẽ khiến cho quầy lễ tân trở nên sang trọng, nền nã và tinh tế hơn.
• Màu sắc nhận diện logo thương hiệu: Bạn có thể sưu tầm, sáng tạo ý tưởng từ màu sắc logo thương hiệu của doanh nghiệp, nó sẽ mang lại sự hài hòa về tổng thể không gian văn phòng, các phương tiện truyền thông và có thể nhận diện thương hiệu một cách tốt nhất.

Tìm hiểu chất liệu của quầy lễ tân

Hãy lựa chọn các loại vật liệu đa dạng, có thể là các loại gỗ quý, đá quý giúp thể hiện sự sang trọng.

Doanh nghiệp có thể sử dụng những vật liệu tái chế, tái sử dụng sẽ đem đến một “diện mạo” cực kỳ ấn tượng, tường thuật lại câu chuyện thương hiệu cho khách hàng lại còn góp phần công việc bảo vệ môi trường.

Có thể sử dụng một số loại chất liệu phố biến để làm quầy lễ tân như: gỗ MFC, MDF, gỗ công nghiệp sơn PU, veneer, đá cẩm thạch, nhựa cứng, gỗ tự nhiên,…

Bên cạnh đó, cũng có thể phối hợp với một số vật liệu khác như: inox, kính,… giúp tạo nên quầy lễ tân đẹp, sang trọng, là điểm tâm thu hút mọi ánh nhìn tại không gian tiền sảnh văn phòng.

Các phong cách thiết kế của quầy lễ tân

Với phong cách thiết kế quầy lễ tân văn phòng sẽ giúp quầy lễ tân của công ty bạn khác biệt với những doanh nghiệp khác, ấn tượng, độc đáo và thu hút hơn.

Để làm nên điều này, bạn cần lưu ý khi thiết kế quầy lễ tân đáp ứng đủ những điều sau:

• Không gian tiền sảnh chung hài hòa với nội thất: Cần có sự hài hòa nhất định giữa nội thất với không gian. Màu sắc nội thất, chất liệu nội thất,… là những chi tiết cần được lưu ý khi lựa chọn cùng loại để tạo sự thống nhất, đồng bộ.
• Phong cách thiết kế văn phòng hài hòa: Cần có sự hợp lý, phù hợp với tổng thể chung khi thiết kế nội thất văn phòng và quầy lễ tân. Ví dụ như: Phong cách hiện đại, cổ điển, phong cách xanh hay tối giản là phong cách thiết kế của văn phòng thì cũng cần được thiết kế khu vực lễ tân theo đó.

Quầy lễ tân có thiết kế Backdrop 

Cần quan tấm tới 3 yếu tố khi thiết kế backdrop khu vực quầy lễ tân:

• Nền backdrop của quầy lễ tân: Thông thường sẽ tận dụng bức tường trắng sau vị trí lễ tân. Có thể sử dụng những tấm kính, nhựa, nhôm để tạo được độ sáng, độ bóng.
• Nội dung của nền backdrop: Hãy sáng tạo bằng cách bày trí các tác phẩm nghệ thuật đẹp, hình ảnh logo, câu slogan, địa chỉ văn phòng… và đảm bảo được nó sẽ nổi bật, rõ ràng, sáng, đẹp, sang trọng.
• Ánh sáng của backdrop: Hiệu ứng ánh sáng góp phần rất lớn, nó sẽ khiến cho logo, slogan của doanh nghiệp trở nên đẹp và sang trọng hơn bao giờ hết.

Kích thước của quầy lễ tân

Cần đảm bảo yêu cầu kích thước quầy lễ tân:

• Kích thước phù hợp với diện tích sảnh lễ tân: Không nên lạm dụng quá nhiều không gian để có thể tạo được không gian sảnh đón tiếp rộng rãi, thoáng đãng. Cũng không nên lựa chọn quầy lễ tân quá nhỏ trong khi đó sảnh diện tích lại lớn và ngược lại, điều đó sẽ khiến cho không gian lễ tân mất đi sự cân đối, thiếu chuyên nghiệp
• Phù hợp với nội thất ở sảnh: Cần có sự cân đối với các đồ vật kê trong sảnh như: phòng chờ, bàn trà, ghế sofa, kệ sách,…
• Kích thước phù hợp với lượng khách hàng tới để làm việc: Công ty cần ước lượng số lượng khách hàng đến để làm việc mỗi ngày để có thể dễ dàng chọn mẫu quầy có kích thước thích hợp. Kích thước quầy lễ tân lớn nếu số lượng khách hàng nhiều, ngược lại nếu lượng khách ít thì kích thước quầy chỉ cần ở mức độ tương đối và nhỏ.

Vị trí của quầy lễ tân

Bố trí quầy theo thứ tự: Tại quầy lễ tân, khách hàng sẽ trao đổi công việc của mình, sau đó tại khu vực sảnh là ngồi đợi để bộ phận lễ tân có thể phản ánh đến các bộ phận khác rồi mới trực tiếp bước vào làm việc với doanh nghiệp. Cho nên, thứ tự bố trí quầy lễ tân như sau: Hệ thống cửa ra vào – quầy lễ tân – bàn ghế nơi tiếp khách/không gian chờ.

Nên đặt vị trí đặt quầy lễ tân nơi không gian thoáng mát và có đầy đủ ánh sáng, phía sau sẽ là khoảng tường làm chỗ dựa. Từ quầy lễ tân văn phòng đến cửa ra vào nên chú ý đến khoảng cách, tránh gây ra những khó khắn, bất lợi trong quá trình dịch chuyển. Nhưng cũng không nên quá gần cửa, gây ra vấn đề người ra vào sẽ đập ngay vào mắt.